Matkojen varaus- ja peruutusehdot

Varaus- ja peruutusehdot

Best Guest Finland osk  on Kilpailu- ja kuluttajavirastoon (KKV) rekisteröity vastuullinen matkanjärjestäjä (tästä eteenpäin näissä ehdoissa matkanjärjestäjä tarkoittaa Best Guest Finland osuuskuntaa). Tuotamme matkapaketteja, joihin sisältyy erilaisia palveluja, ne myydään yhtenä ’reittinä’ (tästä eteenpäin matkapaketti tarkoittaa pyöräreittiä palveluineen).  Noudatamme Suomen matkatoimistoalan liitto ry:n ja kuluttaja-asiamiehen neuvottelemia  yleisiä valmismatkaehtoja . 

Lisäksi olemme asettaneet seuraavat lisäehdot, jotka asiakas hyväksyy vahvistamalla varauksen, samalla syntyy sitova sopimus asiakkaan ja Best Guest Finland osuuskunnan välille.

1. Matkan varausehdot

Tarjouspyyntö ja/tai varaus tehdään joko näillä sivuilla olevan lomakkeen kautta tai suoraan sähköpostilla osoitteeseen info@bestguestfinland.fi. Yhteydenoton jälkeen selvitämme majoitusten ja muiden palvelujen saatavuuden, ja lähetämme yksilöllisen matkatarjouksen sähköpostilla mahdollisimman pikaisesti. Tarjouksen voi hyväksyä tai hylätä vastaamalla sähköpostiin. Tässä vaiheessa voi myös ehdottaa muutoksia ehdotettuun matkaohjelmaan (ks. myös kohta ”Muutokset matkaohjelmaan”). Kun tarjous on hyväksytty, lähetämme laskun varausmaksusta sähköpostilla. Varausmaksun maksaminen vahvistaa sopimuksen syntymisen. Ks. myös kohta ”Matkan maksaminen”.

Varaus on ryhmäkohtainen, ja matkan varaaja vastaa varauksen maksuista ja matkaohjelman sekä näiden ehtojen tiedottamisesta muille ryhmän jäsenille.

2. Muutokset matkaohjelmaan

2.1 Asiakkaan esittämät muutokset

Matkaohjelman sisältöön voi esittää muutoksia tai tiedustella lisäpalveluja ennen matkaa ja matkan aikana. Best Guest Finland pyrkii toteuttamaan muutokset ja hoitamaan tarvittavat järjestelyt aina mikäli mahdollista, mutta emme voi taata muutosten toteutusta. Toivomusten toteutuminen riippuu saatavilla olevista palveluista, joiden saatavuuden selvitämme yhteistyössä paikallisten palveluntarjoajien kanssa. Lisäpalveluista laskutamme niiden hinnoittelun mukaisesti.

Mikäli ryhmään halutaan ottaa lisää henkilöitä varauksen jälkeen mutta ennen matkan alkua, selvittää matkanjärjestäjä saatavuuden majoituksissa ja venepaikkojen riittävyyden, mikäli sellainen sisältyy matkaan, ja hoitaa tarvittavat järjestelyt.

2.2 Matkanjärjestäjän tekemät muutokset

Matkanjärjestäjällä on oikeus vaihtaa suunniteltu majoitus tai muu matkaan sisältyvä palvelu toiseen vastaavaan, mikäli palveluntarjoajalla on pakottava este tai muusta perustellusta syystä. Tässä tarkoitetaan vähäistä muutosta, joka ei aiheuta oleellista muutosta matkan sisältöön. Korvaava palvelu on vähintään alkuperäisen tasoinen eikä tällöin muutos aiheuta hinnanmuutosta.

3. Matkan maksuehdot

3.1 Varausmaksu

Varausmaksu 20 % matkan hinnasta on maksettava heti, kun Best Guest Finland on lähettänyt laskun tarjouksen hyväksymisen jälkeen.

3.2 Sopimuksen muodostuminen

Sopimus asiakkaan ja matkanjärjestäjän välillä muodostuu tarjouksen hyväksymisellä, ja varausmaksun maksaminen matkanjärjestäjän tilille vahvistaa varauksen. Sopimus koskee matkan varaajaa sekä koko ryhmää, jolle palvelut on varattu.

3.3 Matkapaketin maksaminen

Matkan varaaja vastaa koko ryhmän puolesta maksuista ja hänen tulee tiedottaa maksuista ja maksuaikatauluista muita ryhmän jäseniä.  varaus on tehty, jolloin varaajan tulee informoida muita osallistujia tässä esitetyistä matkan ehdoista.

Loppumaksun eräpäivä on 28 päivää ennen matkan alkua.

4. Peruutusehdot

4.1 Matkapakettien hinnoittelu

Matkapaketin hinnat ilmoitetaan Matkapaketit-sivulla euroina esitellyn reittipaketin sisällön mukaan kuvauksessa mainitulle ryhmäkoolle. Matkanjärjestäjä laskee tarjoukseen hinnan varauspyynnössä ilmoitetulle henkilömäärälle. Koska osa palveluista (kuten venekuljetukset) on hinnoiteltu ryhmäkohtaisena hintana, ja ne jaetaan varauksessa ilmoitetulle henkilömäärälle, riippuu matkapaketin hinta henkilöä kohden ryhmän koosta.  Mikäli ryhmän koko pienenee jo ennen edellä mainittuja määräaikoja, joudutaan ryhmäkohtaiset kustannukset (esim. mökin vuokra tai venekuljetus) jakamaan osallistujien kesken.

4.2 Peruutus ennen matkaa

Varatun matkan peruuntuessa asiakkaan päätöksellä sovelletaan seuraavia ehtoja sen mukaan milloin ilmoitus peruutuksesta saapuu matkanjärjestäjälle:

  • viimeistään 28 vrk ennen matkaa: Best Guest Finland pidättää maksetun 20 % varausmaksun kattamaan jo tehdyistä järjestelyistä aiheutuneen työn.
  • viimeistään 8 vrk ennen matkan alkua: palautetaan 50 % matkan kokonaishinnasta.
  • 7-0 päivää ennen matkaa tehty peruutus tai ”no show”-tapauksessa maksettua matkan hintaa ei palauteta.

4.3 Peruutus matkan aikana

Molemmilla osapuolilla (asiakkaalla ja matkanjärjestäjällä) on oikeus peruuttaa matka ylivoimaisen esteen, luonnonkatastrofien tai sodan vuoksi. Asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada hyvitystä tässä tapauksessa. Operaattorilla on tällöin oikeus muuttaa matkareittiä ja / tai majoitusta.

4.3.1 Matkanjärjestäjän oikeudet ja velvollisuudet

Matkanjärjestäjällä on oikeus keskeyttää matka, jos asiakas ei selvästi kykene fyysisesti tai henkisesti suorittamaan polkupyörämatkaa alkoholin tai huumeiden, tilapäisen tai jatkuvan häiriön tai muiden terveysongelmien takia, mikäli nämä selvästi estävät turvallista matkan toteuttamista. Matkanjärjestäjä voi myös peruuttaa käynnissä olevan kierroksen, jos asiakas käsittelee polkupyöriä tai muita varusteita vastuuttomasti tai ei noudata matkanjärjestäjän tai palveluntarjoajan antamia ohjeita. Näistä syistä aiheutunut keskeytys ei oikeuta asiakkaalle korvausmaksuja tai vähennyksiä matkanjärjestäjälle maksetusta hinnasta.

Jos sääolosuhteet aiheuttavat vaaratilanteen matkan palveluihin, matkanjärjestäjä voi järjestää vaihtoehtoisia palveluja asiakkaan käyttöön. Matkanjärjestäjällä on myös oikeus peruuttaa tai muuttaa matkaa merkittävästi, jos sääolosuhteet tekevät sen suunnitellun ohjelman mahdottomaksi. Tässä tapauksessa operaattori voi joko tarjota vaihtoehtoisen reitin tai palauttaa maksut, jotka asiakas on suorittanut peruutetuista palveluista.

4.3.2 Asiakkaan oikeudet ja velvollisuudet

Asiakkaalla on oikeus keskeyttää matka mikäli toteutunut matka poikkeaa palveluiltaan tai muilta järjestelyiltään olennaisesti vahvistetusta matkanjärjestäjän vahvistamasta matkaohjelmasta. Tällaisessa tilanteessa asiakkaan tulee ilmoittaa virheestä välittömästi Best Guest Finlandin yhteyshenkilölle, jotta voidaan sopia ongelman korjaamisesta tai muista järjestelyistä. Asiakkaalla ei ole oikeutta saada hyvitystä tai korvausta, mikäli hän halua keskeyttää matkan väsymyksen, vahingon tai motivaation puutteen vuoksi. Best Guest Finland pyrkii järjestämään muutokset matkajärjestelyyn, ja lisäkustannukset veloitetaan asiakkaalta.

Kummallakin osapuolella on oikeus peruuttaa matka ylivoimaisen esteen, luonnonkatastrofien tai sodan vuoksi. Asiakkaalla ei kuitenkaan ole oikeutta saada hyvitystä tässä tapauksessa. Operaattorilla on tällöin oikeus muuttaa matkareittiä ja / tai majoitusta.

5. Asiakkaan velvollisuudet ja vastuut

5.1 Ennen matkaa

Asiakas vastaa itse tarvittavista matkustusasiakirjoista: henkilötodistus tai passi, matkavakuutus, joka kattaa myös peruutuskulut, lääkkeet sekä kaikki matkalla tarvittavat henkilökohtaiset varusteet, jotka eivät sisälly pakettiin. Asiakas vastaa siitä, että hänen terveytensä ja kuntonsa on riittävä pyörämatkan haasteisiin. Asiakas on vastuussa sopivan vaativan reitin ja matkan valitsemisesta, vaativuus ei saa ylittää yhdenkään ryhmän jäsenen fyysistä kykyä. Matkanjärjestäjä ei vastaa ongelmista, jotka johtuvat näiden velvollisuuksien laiminlyönnistä, eikä niistä aiheutuvista kustannuksista.

5.2 Riskit ja vastuu mahdollisessa onnettomuustapauksessa

Asiakas osallistuu matkalle omalla vastuullaan ja vastaa itsestään ja seurueestaan. Alle 18-vuotiailla matkustajilla tulee olla huoltaja tai muu vastuuhenkilö mukana matkalla. Asiakas on tietoinen siitä, että onnettomuuksia (kuten putoaminen, liikenneonnettomuudet, väkivalta, teknisistä ongelmista johtuvat onnettomuudet sekä akuutit ja krooniset sairaudet) voi tapahtua myös pyörämatkalla. Kaikki onnettomuuksien aiheuttamat kustannukset on katettava asiakkaan toimesta. Siksi on suositeltavaa, että asiakas järjestää riittävän vakuutusturvan ennen lomaa. Matkanjärjestäjä ei ole vastuussa henkilövahingon sattuessa, mutta hänen on annettava kaikki mahdollinen apu tilanteessa autettava lääketieteellisen avun tilaamisessa. Asiakkaan on katettava matkanjärjestäjälle aiheutuneet ylimääräiset kustannukset. Tarjoamme perusensiapupaketin ja huomioliivin mukaan asiakkaillemme.

5.3 Matkan aikana

5.3.1 Tunnistaminen ja turvallisuus

Matkan alussa asiakkaan on esitettävä voimassa oleva henkilökortti tai vastaava henkilöllisyystodistus sekä luottokortti, joka kopioidaan ja säilytetään kunnes lainatut varusteet on palautettu matkanjärjestäjälle.

5.3.2 Asiakkaan velvollisuus huolehtia matkanjärjestäjän omaisuudesta

Asiakas on vastuussa kaikista toimijoille luovutetuista esineistä (mukaan lukien polkupyörät, laitteet ja muut varusteet) ja ne on palautettava matkanjärjestäjälle tai muille palveluntarjoajille, heti käytön päättyessä tai matkan lopuksi. Asiakas vastaa aina polkupyörän lukitsemisesta ja kiinnittämisestä kiinteään kohteeseen. Hän on vastuussa rikkoutuneista, kadonneista tai varastetuista polkupyöristä ja muista esineistä,  yhteensä enintään 500 € omavastuuosuuden.

5.3.3 Vastuu matkatavaroista

Matkat ja matkatavarat, jotka annetaan Best Guest Finlandin kuljetettavaksi, eivät kuulu vakuutuksen piiriin, ellei asiakas ole tehnyt ylimääräistä matkatavaravakuutusta. Matkanjärjestäjä ei ole vastuussa matkatavaran häviämisestä, varastamisesta tai vahingoittumisesta.

6. Käyttäytyminen, yhteydenpito ja valitukset

6.1 Käyttäytyminen ja ohjeistus

Asiakkaan tulee käyttäytyä paikallisen lain ja yleisen hyvän käytöksen mukaisesti. Asiakas on tietoinen siitä, että polkupyörällä ajaminen alkoholin tai huumeiden vaikutuksen alaisena on kielletty, ja huolehtii että myös muut ryhmän jäsenet noudattavat kieltoa.

Best Guest Finland antaa ohjeet matkan varaajalle, jonka tulee välittää tiedot muille matkaryhmään kuuluville. Kaikkien asiakkaiden on noudatettava annettuja ohjeita matkan sujuvuuden ja turvallisuuden takaamiseksi. Asiakas on vastuussa kaikista vahingoista ja kuluista, jotka johtuvat siitä, että hän ei ole noudattanut näitä ohjeita.

6.2 Yhteydenpito matkan aikana

Asiakkaan tulee antaa Best Guest Finlandille  yhteystiedot, jotka ovat voimassa yhteydenpitoon ennen matkaa ja matkana aikana. Asiakas on vastuussa puhelimen akun ja varavirtalähteen lataamisesta kutakin ajopäivää varten säännöllisesti.

6.3 Valitukset

Jos asiakas havaitsee matkan järjestelyissä tai siihen sisältyvissä palveluissa puutteita, on asiakkaan välittömästi ilmoitettava ja tehtävä selvitys ongelmasta matkanjärjestäjälle. Best Guest Finlandilla on näin mahdollisuus ratkaista asiaa koskeva kysymys tai korjata puute jo matkan aikana. Muut huomautukset on ilmoitettava operaattorille kirjallisessa muodossa (sähköpostilla) kahden kuukauden kuluessa kiertueen päättymisestä.

7. Matkapakettiin sisältyvät ja sisältymättömät palvelut sekä varusteet

7.1 Sisältyy matkan hintaan

Polkupyörämatkapakettimme sisältävät kaikki verkkosivustollamme mainitut majoitukset ja palvelut sekä huolella suunnitellut reitit, reittikartat sähköisessä muodossa ja puhelintuen päivittäin klo 8-20. Vuokrapyörien varusteisiin kuuluu peruskorjaussetti, jolla saa puhjenneen kumin korjattua.

Vierailuihin sisältyvät majoitustilat ovat paikallisen keskitason standardeja, ja niihin voi kuulua peseytymistilat erillään makuuhuoneesta sekä jaetut kylpyhuoneet muiden asiakkaiden tai isäntien kanssa.  Jotkut majoituspaikkamme toimittavat yksityiset palveluntarjoajat. Perinteisen aittamajoituksen taso on vaatimaton yleisen mukavuustason mukaan luokiteltuna, mutta se halutaan tarjota aitona kokemuksena suomalaisesta maaseutuelämästä.

7.2 Ei sisälly matkan hintaan

7.2.1 Tekninen huolto ja korjaukset

Matkanjärjestäjä tai palveluntarjoajat reitin varrella voivat tarjota teknistä tukea esimerkiksi pyörän tai varusteiden huollossa. Puhjenneen kumin paikkaaminen ja ketjun asettaminen takaisin paikoilleen oletetaan kuuluvan pyörämatkailijan taitoihin. Mikäli apua tarvitaan, Best Guest Finland järjestää kuljetuspalvelua lisämaksusta.

7.2.2 Lennot ja muut kuljetukset

Best Guest Finland pyörämatkapaketit eivät sisällä lentoja tai muita kulkuvälineitä Etelä-Karjalaan ja täältä pois. Asiakas vastaa siis matkasta ja siihen liittyvistä kuluista. Best Guest Finland ei ole vastuussa tulo- ja paluumatkalla sattuneisiin ongelmiin eikä hän ole vastuussa kuljetusvälineistä aiheutuvista kustannuksista tai asiakkaan mahdollisista viivästyksistä.

7.2.3 Ruuat, juomat ja ohjelmapalvelut

Matkapaketin hintaan ei sisälly juomia ja aterioita eikä opastettuja kierroksia tai muita ohjelmapalveluja, ellei niitä nimenomaisesti mainita matkan kuvauksessa, mutta ja niitä voi ostaa erikseen.